W dzisiejszych czasach wiele osób decyduje się na życie w mieszkaniowych wspólnotach, które wymagają profesjonalnego zarządzania i administracji. Kluczowym elementem sprawnego funkcjonowania wspólnot mieszkaniowych jest wybór odpowiedniej firmy do zarządzania nieruchomościami. W niniejszym artykule omówimy kluczowe zadania oraz obowiązki takiej firmy i podpowiemy, na co zwracać uwagę przy wyborze firmy zarządzającej.
Kluczowe zadania firmy zarządzającej nieruchomościami:
Finanse i rachunkowość: Jednym z głównych zadań firmy zarządzającej nieruchomością, jest odpowiednie gospodarowanie finansami wspólnoty mieszkaniowej. Obejmuje to zbieranie miesięcznych opłat od mieszkańców, rozliczanie rachunków za media, utrzymanie księgowości oraz przygotowanie i monitorowanie budżetu.
Utrzymanie nieruchomości: Ważnym aspektem zarządzania wspólnotami mieszkaniowymi jest utrzymanie i konserwacja nieruchomości. Firma zarządzająca powinna dbać o regularne przeglądy techniczne, utrzymanie porządku na terenie wspólnoty, nadzór nad remontami i naprawami oraz monitorowanie stanu technicznego budynków.
Zarządzanie dokumentacją: Firma zarządzająca powinna mieć w swojej odpowiedzialności prowadzenie kompleksowej dokumentacji związanej z nieruchomością. Dotyczy to dokumentacji technicznej, umów z dostawcami usług, protokołów z zebrań wspólnoty oraz wszelkich innych dokumentów związanych z administracją nieruchomością.
Relacje z mieszkańcami: Istotnym aspektem zarządzania nieruchomościami jest utrzymywanie dobrych relacji z mieszkańcami. Firma zarządzająca powinna być dostępna i komunikatywna, odpowiadać na pytania i zgłaszane problemy, organizować spotkania i zebrania, a także tworzyć system informacyjny dla mieszkańców.
Prawne i administracyjne obowiązki: Firma zarządzająca powinna być świadoma i przestrzegać obowiązujących przepisów prawa dotyczących zarządzania nieruchomościami. Obejmuje to przestrzeganie regulaminów, praw właścicieli, umów najmu, prawa pracy, ochrony danych osobowych itp. Ponadto, firma powinna również zajmować się wszelkimi formalnościami administracyjnymi związanymi z nieruchomością, takimi jak rejestracja wspólnoty, uzyskiwanie niezbędnych pozwoleń czy ubezpieczenia.
Kluczowe obowiązki firmy zarządzającej nieruchomościami:
Zapewnienie bezpieczeństwa i porządku: Firma zarządzająca powinna dbać o bezpieczeństwo mieszkańców i nieruchomości. To obejmuje monitorowanie systemów zabezpieczeń, organizację prac porządkowych, zarządzanie ochroną oraz zapewnienie odpowiednich procedur w przypadku awarii czy sytuacji kryzysowych.
Obsługa techniczna i konserwacja: Zarządzanie nieruchomościami wymaga utrzymania sprawności technicznej budynków. Firma powinna zapewnić regularne przeglądy i konserwację instalacji, awaryjne naprawy, nadzór nad windami i innymi urządzeniami oraz organizację prac remontowych.
Zarządzanie infrastrukturą: Firma zarządzająca powinna dbać o funkcjonowanie infrastruktury wspólnoty, takiej jak parkingi, tereny zielone, place zabaw, ścieżki czy oświetlenie. To obejmuje utrzymanie czystości, naprawy, regularne kontrole bezpieczeństwa oraz modernizację infrastruktury w miarę potrzeb.
Zarządzanie finansowe: Firma zarządzająca odpowiada za sprawne zarządzanie finansami wspólnoty mieszkaniowej. Powinna gromadzić i rozliczać opłaty mieszkaniowe, prowadzić księgowość, przygotowywać roczne rozliczenia finansowe oraz monitorować i kontrolować wydatki i dochody wspólnoty.
Komunikacja i reprezentacja: Firma zarządzająca pełni rolę głównego kontaktu pomiędzy mieszkańcami a zarządem nieruchomości. Powinna skutecznie komunikować się z mieszkańcami, odpowiadać na ich pytania i skargi, organizować spotkania i zebrania oraz reprezentować interesy wspólnoty w kontaktach z innymi podmiotami zewnętrznymi.
Sprawdzoną firmą zajmującą się administracją i zarządzaniem wspólnotami mieszkaniowymi, jest firma ACTUM działająca na terenie Gdańska, Gdyni, Sopotu oraz Iławy.
Na co zwracać uwagę przy wyborze firmy zarządzającej nieruchomościami:
Doświadczenie i reputacja: Sprawdź, jak długo firma działa na rynku i jakie ma doświadczenie w zarządzaniu nieruchomościami.
Usługi i zakres działania: Upewnij się, że firma oferuje pełen zakres usług związanych z zarządzaniem nieruchomościami wspólnot mieszkaniowych. Sprawdź, czy firma jest w stanie sprostać wszystkim Twoim potrzebom, takim jak zarządzanie finansowe, obsługa techniczna, prowadzenie dokumentacji czy organizacja zebrań i spotkań.
Kompetentny zespół: Ważne jest, aby firma miała wysoko wykwalifikowany zespół specjalistów do spraw zarządzania nieruchomościami. Upewnij się, że pracownicy mają odpowiednie kwalifikacje, doświadczenie i wiedzę, aby skutecznie zarządzać Twoją nieruchomością.
Transparentność i uczciwość: Firma zarządzająca powinna być transparentna w swoich działaniach i komunikacji. Sprawdź, jakie są zasady rozliczania się z klientami, jakie są koszty dodatkowe i jakie są zasady wypowiedzenia umowy. Ważne jest, aby firma działała w uczciwy i transparentny sposób.
Lokalizacja: Jeśli zależy Ci na bliskim i szybkim kontakcie z firmą zarządzającą, warto zwrócić uwagę na jej lokalizację.
Wybór odpowiedniej firmy zarządzającej nieruchomościami wspólnot mieszkaniowych ma kluczowe znaczenie dla sprawnego funkcjonowania i utrzymania wartości nieruchomości. Kluczowe zadania takiej firmy obejmują zarządzanie finansowe, utrzymanie nieruchomości, zarządzanie dokumentacją, relacje z mieszkańcami oraz przestrzeganie obowiązujących przepisów prawnych. Przy wyborze firmy warto zwracać uwagę na doświadczenie, zakres usług, kompetentny zespół, transparentność działań oraz lokalizację. W przypadku ACTUM, firma ta działa w Gdańsku, Gdyni, Sopocie i Iławie, co umożliwia bezpośredni kontakt i osobiste spotkania w razie potrzeby. Pamiętaj, że dobrze zarządzana nieruchomość wspólnoty mieszkaniowej to klucz do zadowolenia mieszkańców i sukcesu inwestycji.
